Event Timeplans, Tahapan Menuangkan IDE menjadi EVENT

Ya, selamat datang kembali para pengunjung blog yang saya cintai. Kali ini saya tertarik ingin membahas perihal persiapan yang harus dilakukan oleh sebuah event planner atau event organizer untuk menggarap sebuah event. Kegiatan apapun itu, pastinya butuh sebuah proses. Baik event yang kecil maupun yang besar, tentunya membutuhkan sebuah time plan, sebuah perencanaan waktu. Nah apa saja yang biasanya dikerjakan di dalam time plan tersebut, yuukk kita bahas sedikit demi sedikit.

Terlepas berapa lama kah sebuah event yang baik harus dipersiapkan, tahapan perencanaan waktu sebuah event pada umumnya terbagi menjadi 3 bagian besar. Bagian-bagian itu adalah :

1. Pre-event Activity. Segala bentuk kegiatan yang dilakukan sebelum event dilaksanakan, biasanya berlangsung sejak adanya request dari klien, atau sejak adanya ide atau konsep dalam sebuah brainstorming sampai dengan hari H event tersebut berlangsung. Yang biasa dilakukan dalam rentang waktu sebelum hari H nya ini antara lain adalah :

Event Glossary

Hari ini saya tiba-tiba ingin berusaha untuk mengingat-ingat kembali istilah-istilah yang seringkali muncul dalam dunia event. Sebelum kita berbicara event jauh lebih mendalam, ada baiknya para penggemar event juga mengerti atau setidak-tidaknya mengenal beberapa istilah-istilah asing di dunia event. Semoga bisa mencerahkan yaa...

•  Event Planner  : seringkali juga merangkap sebagai Event Organizer, adalah pihak (bisa badan usaha atau sekelompok orang) yang kerjaannya atau tugas utamanya adalah memastikan kegiatan atau acara yang akan berlangsung bisa mendatangkan crowds. Tanggung jawabnya dimulai sejak sisi perencanaan, sampai dengan eksekusi dan mempertanggungjawabkan bagaimana hasilnya. 

Kategori-kategori Event Secara Umum

Saya hampir setiap hari melihat berbagai macam iklan atau promosi atau publikasi atau undangan atau woro-woro tentang akan diadakannya sebuah event. Kadang saya melihatnya di televisi, atau di bilboard pinggir jalan, atau di spanduk, bahkan ada juga yang saya lihat di brosur hitam-putih fotokopian yang terkesan dibikin apa adanya. Tujuan semua promosi atau woro-woro itu adalah untuk mengundang siapa saja yang melihat, mendengar atau membacanya. Seperti tulisan awal saya, tujuannya adalah untuk menciptakan crowds bukan.

Jenisnya pun amat beragam. Ada undangan acara syukuran khitanan, undangan resepsi pernikahan, pengumuman acara reunian, iklan bilboard acara konser musik, bahkan kegiatan donor darah pun ada promosinya. Andaikan kita ingin mengkategorikan jenis-jenis event, akan terdapat banyak sekali klasifikasinya. Nah, saya coba untuk membuat klasifikasi event versi saya sendiri.

Event, apa sih sebenarnya event itu ?

Banyak orang pasti telah familiar dengan istilah event. Seringkali ada yang mengartikannya sebagai "kegiatan" atau "acara". Ya, memang sesederhana itulah arti atau definisi dari "event". Dan mungkin saking sederhananya, seolah-olah event juga tampak mudah untuk diciptakan atau diadakan, memang demikian adanya bukan ?

Okelah, terlepas dari saking sederhananya pengertian dari "event" itu sendiri, mulai dari postingan ini, saya ingin mengajak para pengunjung blog saya ini untuk memahami sedikit demi sedikit bagaimana sih membuat event yang lebih baik dan benar.