Event Kecil untuk latihan "pemanasan"

Selamat datang kembali para pemerhati dan pembelajar event. Tak terasa ternyata bulan Oktober sedikit lagi akan usai. Tak terasa juga sudah hampir sebulan saya tidak mem-posting apapun di blog saya ini. Maklumlah lagi banyak yang buntu di kerjaan. Tapi hari ini saya akan coba share sedikit perihal pengalaman saya seminggu kemarin menjadi seorang "agen tunggal" dalam menyelenggarakan event internal di kantor tempat saya bekerja.

Judul event nya team building, tujuannya jelas untuk meningkatkan kerjasama dan kekompakan tim. Jelas ini event bukanlah event komersil dan punya peserta yang sudah pasti. Makanya saat saya membuat Rancangan Anggaran Biaya pun relatif lebih mudah. Banyak sekali pos anggaran yang bisa dipangkas karena memang dilaksanakan di dalam gedung yang notabene kepunyaan perusahaan ini sendiri. Berarti saya sudah punya bayangan yang clear saat saya akan membuat konsep dan rundown nya bukan.??

Jumlah peserta kurang lebih 80 orang, dari sini kita bisa menghitung semua tingkat kebutuhan. Saya akan mengadakan kegiatan ini selama 2 hari. Nah semakin jelas kan tingkat kebutuhannya. Supaya bisa semakin lancar, saya memutuskan juga untuk melibatkan tidak lebih dari 4 orang untuk mempersiapkan acara ini. 1 orang mengurus properti (peralatan dan perlengkapan) selama kegiatan, 1 orang untuk mempersiapkan logistik, makan dan minum, 1 orang untuk mengurus acara, dan saya sendiri sebagai event directornya. Simple saja...

Setelah dapat tujuan yang jelas, lokasi alias ruangan gedung nya sudah dapat, lama nya kegiatan juga sudah kita estimasikan selama 2 (dua) hari, jumlah peserta yang akan terlibat juga jelas, tinggal kita tarik kebutuhannya untuk mensukseskan acara ini. Yang saya buat pertama kali adalah menyusun time-line alias skedul alias jadwal dan rundown acara ini. Dalam menyusun rundown yang simple dan helpful, saya menggunakan aplikasi Microsoft Excel, saya bagi itemnya menjadi 7 kolom. Kolom pertama sampai ke-7 berturut-turut adalah :

1. Kolom Waktu, pukul berapa sampai berapa untuk tiap kegiatan yang akan berlangsung
2. Kolom Nama Kegiatan, berisi judul rangkaian kegiatan yang berlangsung selama kegiatan team building ini.
3. Kolom Deskripsi Kegiatan, berisi penjelasan singkat tentang rangkaian kegiatan yang berlangsung.
4. Kolom Properti Yang Dibutuhkan, berisi keterangan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut.
5. Kolom Durasi Waktu, berisi lamanya waktu berlangsungnya item kegiatan
6. Kolom Person In Charge (PIC), berisi nama personel yang bertanggung jawab atas rangkaian kegiatan yang berlangsung
7. Kolom Remarks atau Keterangan, berisi keterangan yang perlu ditambahkan dalam rangkaian kegiatan tersebut.

Nah setelah rundown susunan acara dan kebutuhan propoerti serta PIC nya sudah lengkap, saatnya kemudian untuk mengkuantifikasi semua tingkat kebutuhan itu kedalam sebuah Rancangan Anggaran Biaya (RAB) yang lagi-lagi saya buat sesimple mungkin dan mudah untuk dimengerti. Kolomnya terdiri atas Nomer, Nama Kebutuhan, Volume Kuantitas dan Volume Jml Hari / Frekuensi, Harga Satuan, Harga Total dan Keterangan.

Rundown sudah ada, RAB sudah disetujui, saatnya kita mengeksekusi semua nya. Tips dari saya, untuk mengantisipasi tingkat realisasi anggaran yang lebih tinggi, maka saya mengalokasikan dana sekitar 5-10% dari total kebutuhan untuk Budget Lain-Lain. Delegasikan pemenuhan kebutuhan di RAB kepada orang-orang yang sudah kita tunjuk sebagai PIC. Siapa yang harus berburu properti, siapa yang harus berburu katering dan logistik, dan siapa yang harus mengkoordinasi kepada pengelola gedung untuk kesiapan perlengkapan sound system, penerangan, air conditioner dan item lainnya. Sedangkan saya, duduk manis menunggu laporan dan mensolusikan bila ada suatu hambatan atau kondisi di luar perkiraan RAB.

Jangan lupa untuk men-check list semua item kebutuhan yang harus dipersiapkan sebelum hari-H. Tulis progress pemenuhannya, dan tulis pula realisasi anggaran pemenuhannya. Sehingga pada hari H kita sudah bisa memprediksikan perlu atau tidaknya rencana cadangan atau dana talangan. Nah, kegiatan yang saya tangani kemarin, alhamdulillah tidak berkendala dalam hal pemenuhannya.

Hari - H telah tiba, peserta sudah siap, properti sudah siap, ruangan dan segala perlengkapannya sudah siap, saatnya berdoa dan memulai kegiatan team-buildingnya. Sebisa mungkin patuhilah rundown yang sudah ditetapkan, bila pun harus ada perubahan waktu dan susunan acara karena hal-hal yang diluar kendali kita, saran saya, segera putuskan oleh event director dan koordinasikan dengan para PIC.

Cukup puas dan melelahkan. Hanya dibantu dengan 3 orang, saya berhasil mengadakan kegiatan in-house team building untuk 70an orang dengan anggaran 10 jutaan dan masih bisa terserap untuk uang lelah saya sebesar sejuta-an lebih. Ssssttt, ini belum termasuk honor lelah, management fee dan uang perjalanan dinas yang khusus dikeluarkan perusahaan kepada saya. Hehehehe, alhamdulillah kita belajar 'pemanasan' dari yang kecil-kecil dulu lah yaaa..

Ayo Bikin Event..!!!