Event Timeplans, Tahapan Menuangkan IDE menjadi EVENT

Ya, selamat datang kembali para pengunjung blog yang saya cintai. Kali ini saya tertarik ingin membahas perihal persiapan yang harus dilakukan oleh sebuah event planner atau event organizer untuk menggarap sebuah event. Kegiatan apapun itu, pastinya butuh sebuah proses. Baik event yang kecil maupun yang besar, tentunya membutuhkan sebuah time plan, sebuah perencanaan waktu. Nah apa saja yang biasanya dikerjakan di dalam time plan tersebut, yuukk kita bahas sedikit demi sedikit.

Terlepas berapa lama kah sebuah event yang baik harus dipersiapkan, tahapan perencanaan waktu sebuah event pada umumnya terbagi menjadi 3 bagian besar. Bagian-bagian itu adalah :

1. Pre-event Activity. Segala bentuk kegiatan yang dilakukan sebelum event dilaksanakan, biasanya berlangsung sejak adanya request dari klien, atau sejak adanya ide atau konsep dalam sebuah brainstorming sampai dengan hari H event tersebut berlangsung. Yang biasa dilakukan dalam rentang waktu sebelum hari H nya ini antara lain adalah :
• Idea Generating / Concept Generating. Tahapan untuk menentukan ide dasar atau konsep awal sebuah event. Ide ini bisa datang dari internal event planner itu sendiri, atau bisa juga datang dari keinginan klien yang menginginkan sebuah event. Output dari Idea Generating ini nantinya akan menentukan segala aspek yang terlibat dalam produksi event tersebut. Tim kreatif sangat berperan besar untuk menentukan awal dari sebuah event.
• Talent Scouting. Proses untuk mencari dan memburu para artis atau talent yang diharapkan terlibat dalam event tersebut. Misal bila kita ingin mengadakan konser musik, berarti kita harus memburu si artis dengan jadwal nya yang kosong, biaya nya berapa, akomodasi nya seperti apa dan banyak hal lainnya untuk dipertimbangkan sesuai konsep awal yang disepakati. Mencari juga siapa MC yang bisa kita ajak bergabung, kemudian siapa pengisi acara hiburan selain bintang tamu utamanya, dll.
• Production Preparation. Persiapan dalam proses produksi event tersebut. Menghubungi atau mencari semua mitra kerja kita untuk mengeksekusi konsep yang ada. Bisa dimulai dari menghubungi pihak pemilik venue, kemudian menghubungi penyedia perlengkapan yang dibutuhkan dalam event seperti sound system, lighting, dekorasi, video fotografi, tool suppliers, dll.
• Logistic & General Affair Preparation. Bila konsep sudah jelas, venue sudah oke, talent sudah dapat, semua perlengkapan dan peralatan di bagian produksi sudah teratasi maka saatnya kita juga mencari dan mengamankan hal yang tidak kalah vitalnya. Yaitu bagian general affair. Yang musti disiapkan di bagian ini antara lain adalah akomodasi, transportasi, konsumsi dan dokumentasi, serta hal-hal yang bersifat mendukung lainnya.
• Hal lain yang tak kalah penting untuk segera dipastikan adalah Media Partner Agreement. Iya, benar sekali, kita juga membutuhkan mitra yang akan menjadi ujung tombak promosi dan marketing event yang akan kita adakan. Dimana saja kita akan meletakkan tools promo kita. Siapa saja yang harus kita rangkul supaya acara kita berhasil. Tentunya untuk acara yang bersifat invitation, fungsi media partner bisa menjadi lebih ringan karena umumnya hanya berfungsi sebagai pihak pengkreasi publisitas. Hehehe...
2. D-Day activity. Semua persiapan sudah matang dan oke. Saatnya membawa semuanya menuju lokasi. Inilah kegiatan yang dilakukan pada hari-H. Kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggara event sejak dimulai loading semua properti masuk ke dalam venue, saat event berlangsung, sampai dengan proses mengeluarkan semua properti dari dalam venue. Yang biasa dilakukan dalam rentang waktu hari - H ini antara lain :
• Production Loading, kegiatan untuk memasukkan dan mengeluarkan semua perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam kegiatan yang akan berlangsung. Termasuk juga kegiatan untuk memproduksi properti khusus yang harus ada di dalam event tersebut.
• Talent Services, semua kegiatan untuk memastikan keberadaan para artis dan pengisi acara yang terlibat dalam event juga harus menjadi perhatian khusus. Bagaimana kesiapan jadwal GR (general rehearsal) atau disebut sebagai geladi resik, bagaimana pengamanannya, bagaimana transportnya, akomodasi hotelnya, bagaimana konsumsi nya, bagaimana term of paymentnya, dsb. Semua harus dikawal hingga para talent siap untuk mengisi acara dan meninggalkan tempat acara dengan lancar.
• Event Execution, bila proses loading sudah clear, talent sudah hadir, acara siap untuk dimulai. Eksekusi event adalah tanggung jawab penuh seorang event director, dibantu oleh stage manager, FoH manager, dan personel lainnya, event harus dilaksanakan sesuai dengan rundown yang telah disepakati.
3. Post Event Activity. Event boleh jadi sudah selesai dan berhasil dilaksanakan dengan sukses. Tapi masih ada beberapa kegiatan di rentang waktu setelah event yang harus dilakukan oleh penyelenggara event. Beberapa yang harus segera dikebut untuk dituntaskan adalah :
• Payment Redemptions, event dinyatakan benar-benar tuntas bila pihak penyelenggara sudah benar-benar menuntaskan segala kewajiban yang berkaitan dengan keuangan kepada semua pihak yang terlibat. Pembayaran yang biasanya dilakukan setelah selesai event adalah pembayaran kepada semua mitra kerja kita (non-talent). Dan juga jangan lupa mengejar pembayaran sisa dana sponsorship dari pihak sponsor yang biasanya baru dituntaskan setelah event usai.
• Press Release, event yang baik tentunya diliput oleh media partner yang terlibat. Selesai event, penyelenggara event harus membuat sebuah press release, bisa berupa press conference, atau event report release di media massa. Hal ini akan menimbulkan dampak positif bagi semua pihak yang terlibat dalam event, baik itu penyelenggara, sponsor, talent, bahkan para mitra yang terlibat pun pasti ikut merasa terbantu atas liputan yang ada di media massa. Manfaatkan press release sebagai leveraging momentum untuk event yang ada di masa yang akan datang.
• Accountability Report, bila event tidak harus dipublikasikan liputannya, setidaknya penyelenggara event masih berkewajiban untuk menuntaskan utang berupa laporan pertanggungjawaban kepada pihak sponsor atau klien. Bagaimana hasil dari event tersebut adalah sebuah feedback yang sangat dibutuhkan, terutama oleh pihak sponsor.

Begitulah kira-kira sebuah perencanaan waktu yang harus dikawal ketat untuk mengeksekusi sebuah gelaran event. Sepertinya susah-susah gampang yah, tapi spirit kita harus tetap seperti semula dong.

Ayo Bikin Event..!!!